Tracking quốc tế cập nhật chậm là do đâu? Những nguyên nhân ít người để ý
Trong quá trình gửi hàng quốc tế, tracking là công cụ quan trọng giúp người gửi và người nhận theo dõi hành trình của đơn hàng. Tuy nhiên, không ít trường hợp tracking quốc tế cập nhật rất chậm, đứng yên nhiều ngày hoặc nhảy trạng thái bất thường, khiến người gửi lo lắng và người nhận sốt ruột.
Vậy tracking quốc tế cập nhật chậm là do đâu? Đây có phải dấu hiệu hàng bị thất lạc hay gặp vấn đề nghiêm trọng? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân, cách nhận biết và hướng xử lý khi gặp tình trạng tracking chậm cập nhật.
Tracking quốc tế là gì và vì sao lại quan trọng?
Tracking quốc tế là hệ thống theo dõi trạng thái vận chuyển của đơn hàng từ lúc gửi cho đến khi giao thành công. Mỗi kiện hàng sẽ có một mã tracking, cho phép kiểm tra thông tin như thời điểm nhận hàng, quá trình trung chuyển, thông quan và phát hàng.
Đối với hàng quốc tế, tracking không chỉ giúp người gửi nắm được tiến độ mà còn là căn cứ để xử lý khi phát sinh chậm trễ, thất lạc hoặc khiếu nại với hãng vận chuyển. Vì vậy, khi tracking cập nhật chậm, tâm lý lo lắng là điều hoàn toàn dễ hiểu.
Tracking quốc tế cập nhật chậm có phải là lỗi không?
Thực tế, tracking cập nhật chậm không phải lúc nào cũng là lỗi. Trong vận chuyển quốc tế, việc cập nhật trạng thái phụ thuộc vào nhiều khâu trung gian, nhiều hệ thống và nhiều quốc gia khác nhau.
Không giống vận chuyển nội địa, nơi dữ liệu được cập nhật liên tục theo từng chặng ngắn, tracking quốc tế thường chỉ cập nhật khi kiện hàng đi qua một mốc quan trọng. Do đó, có những khoảng thời gian tracking “đứng yên” nhưng hàng vẫn đang di chuyển bình thường.
Hàng đang trong quá trình trung chuyển quốc tế
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến tracking cập nhật chậm là hàng đang trong giai đoạn trung chuyển. Khi hàng đã rời kho xuất phát và đang trên máy bay, tàu biển hoặc xe liên vận, hệ thống thường không có dữ liệu mới để cập nhật.
Trong khoảng thời gian này, tracking có thể giữ nguyên trạng thái từ một đến vài ngày, đặc biệt là với các tuyến xa như châu Âu, Mỹ hoặc Trung Đông. Đây là hiện tượng hoàn toàn bình thường và không đồng nghĩa với việc hàng bị kẹt.
Tracking chỉ cập nhật khi quét tại điểm đến mới
Hệ thống tracking quốc tế chỉ ghi nhận khi kiện hàng được quét tại kho trung chuyển hoặc kho nhập cảnh. Nếu hàng chưa đến điểm quét tiếp theo, trạng thái sẽ không thay đổi.
Ví dụ, hàng đã xuất khỏi Việt Nam nhưng chưa đến sân bay trung chuyển hoặc kho tại nước nhập khẩu thì tracking vẫn giữ trạng thái cũ. Điều này thường khiến người gửi nhầm tưởng là hàng không di chuyển, trong khi thực tế vẫn đang trên hành trình.
Hàng đang chờ thông quan tại nước nhập khẩu
Thông quan là khâu rất quan trọng trong vận chuyển quốc tế và cũng là giai đoạn dễ khiến tracking chậm cập nhật nhất. Khi hàng đến nước nhập khẩu, kiện hàng có thể phải chờ kiểm tra hồ sơ, phân luồng hoặc kiểm tra thực tế.
Trong thời gian này, tracking thường không cập nhật chi tiết từng bước mà chỉ hiển thị trạng thái chung như “Arrived at destination” hoặc “Customs clearance in progress”. Thời gian chờ có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày, tùy vào loại hàng và quy định từng quốc gia.
Khác múi giờ và thời gian làm việc
Sự khác biệt về múi giờ giữa các quốc gia cũng ảnh hưởng đến tốc độ cập nhật tracking. Khi bạn kiểm tra tracking vào ban ngày tại Việt Nam, có thể ở nước nhập khẩu đang là ban đêm hoặc ngoài giờ làm việc.
Ngoài ra, cuối tuần, ngày lễ quốc tế hoặc ngày nghỉ của hải quan cũng khiến việc quét và cập nhật dữ liệu bị chậm hơn so với ngày thường.
Hệ thống tracking của các hãng không đồng bộ
Vận chuyển quốc tế thường liên quan đến nhiều đơn vị như hãng bay, hãng tàu, đối tác trung chuyển và đơn vị giao hàng tại nước đến. Mỗi bên có hệ thống tracking riêng, và việc đồng bộ dữ liệu không phải lúc nào cũng diễn ra ngay lập tức.
Có trường hợp hàng đã đến kho địa phương nhưng hệ thống tracking quốc tế chưa kịp cập nhật, dẫn đến tình trạng thông tin hiển thị chậm hơn thực tế.
Tracking chậm do kiểm tra an ninh hoặc soi chiếu
Một số lô hàng có thể bị giữ lại để soi chiếu an ninh hoặc kiểm tra ngẫu nhiên, đặc biệt là hàng điện tử, pin, mỹ phẩm, thực phẩm hoặc hàng có giá trị cao. Trong thời gian kiểm tra, tracking thường không có cập nhật mới.
Điều này không có nghĩa là hàng gặp sự cố nghiêm trọng, mà chỉ là quy trình bắt buộc để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định nhập khẩu.
Khi nào tracking chậm là dấu hiệu bất thường?
Mặc dù tracking chậm thường là bình thường, nhưng người gửi nên lưu ý nếu tracking không thay đổi trong thời gian quá dài, chẳng hạn từ 7 đến 10 ngày làm việc mà không có trạng thái mới.
Ngoài ra, nếu tracking hiển thị trạng thái lỗi, hoàn hàng hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ mà không có thông tin rõ ràng, người gửi nên chủ động kiểm tra và liên hệ để tránh rủi ro phát sinh.
Cách xử lý khi tracking quốc tế cập nhật chậm
Khi gặp tình trạng tracking chậm, điều quan trọng nhất là giữ bình tĩnh và kiểm tra thời gian vận chuyển dự kiến ban đầu. Nếu vẫn nằm trong khung thời gian cam kết, bạn có thể tiếp tục theo dõi thêm.
Trường hợp tracking đứng yên quá lâu, nên liên hệ với đơn vị gửi hàng để được kiểm tra chi tiết tình trạng thực tế của lô hàng. Việc cung cấp đúng mã tracking và thông tin hàng hóa sẽ giúp quá trình tra soát nhanh và chính xác hơn.
Kết luận
Tracking quốc tế cập nhật chậm là tình trạng khá phổ biến và thường xuất phát từ quá trình trung chuyển, thông quan hoặc khác biệt hệ thống giữa các quốc gia. Trong đa số trường hợp, đây không phải là dấu hiệu hàng bị thất lạc mà chỉ là đặc thù của vận chuyển quốc tế.
Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp người gửi chủ động hơn, tránh lo lắng không cần thiết và biết cách xử lý đúng khi phát sinh vấn đề. Việc nắm được bản chất tracking cũng là một lợi thế quan trọng khi thường xuyên gửi hàng đi nước ngoài.
