Table of Contents

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Hướng dẫn đầy đủ từ A–Z

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ đóng vai trò then chốt, quyết định việc thông quan, thanh toán và giao nhận hàng hóa. Chỉ cần sai hoặc thiếu một chứng từ, lô hàng có thể bị trễ tàu, phát sinh chi phí, thậm chí bị từ chối nhập khẩu.

Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Doanh nghiệp mới cần chuẩn bị ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ, dễ hiểu và thực tế nhất.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ thể hiện:

Thông tin người bán – người mua
Nội dung giao dịch hàng hóa
Điều kiện giao hàng, thanh toán
Căn cứ để hải quan kiểm tra và cho phép thông quan

Bộ chứng từ có thể khác nhau tùy:

Loại hàng hóa
Điều kiện Incoterms
Thị trường xuất – nhập
Phương thức vận chuyển

Nhóm chứng từ thương mại (Commercial Documents)

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Đây là văn bản pháp lý giữa người bán và người mua, quy định:

Tên hàng, số lượng, đơn giá
Điều kiện giao hàng (Incoterms)
Điều kiện thanh toán
Thời gian giao hàng

Không phải lô hàng nào cũng bắt buộc nộp cho hải quan, nhưng rất quan trọng khi có tranh chấp.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc trong hầu hết các lô hàng.

Nội dung chính:

Thông tin người bán – người mua
Mô tả hàng hóa
Trị giá hàng
Điều kiện giao hàng

Là căn cứ để:

Tính thuế
Thanh toán quốc tế
Khai báo hải quan

Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List thể hiện cách đóng gói hàng hóa:

Số kiện
Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì
Kích thước từng kiện

Giúp:

Hải quan kiểm tra thực tế
Hãng vận chuyển sắp xếp hàng
Người nhận dễ đối chiếu khi nhận hàng

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Nhóm chứng từ vận tải (Transport Documents)

Vận đơn đường biển / đường hàng không

Tùy phương thức vận chuyển sẽ có:

Bill of Lading (B/L) – đường biển
Air Waybill (AWB) – đường hàng không

Chức năng:

Biên nhận hàng hóa
Chứng từ vận chuyển
Căn cứ giao hàng

B/L có thể là:

Original B/L
Telex Release
Sea Waybill

Booking Confirmation

Xác nhận đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng bay, thể hiện:

Tên tàu/chuyến bay
Lịch trình
Cảng đi – cảng đến

Nhóm chứng từ hải quan

Tờ khai hải quan

Là chứng từ bắt buộc để thông quan hàng hóa.

Bao gồm:

Thông tin doanh nghiệp
Mã HS
Trị giá, thuế suất
Loại hình xuất nhập khẩu

Sai mã HS có thể dẫn đến:

Truy thu thuế
Phạt hành chính

Giấy nộp thuế xuất nhập khẩu

Áp dụng cho hàng nhập khẩu hoặc một số mặt hàng xuất khẩu đặc biệt.

Nhóm chứng từ chứng nhận – kiểm tra

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

C/O giúp hàng hóa:

Hưởng ưu đãi thuế quan
Chứng minh nguồn gốc xuất xứ

Một số form phổ biến:

C/O Form D (ASEAN)
C/O Form E (ASEAN – China)
C/O Form EUR.1 (EU)

Chứng thư kiểm dịch / kiểm tra chất lượng

Áp dụng cho:

Thực phẩm
Nông sản
Hàng có nguồn gốc động, thực vật

Bao gồm:

Kiểm dịch thực vật
Kiểm dịch động vật
Chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế

Tùy phương thức thanh toán:

T/T (Telegraphic Transfer)
L/C (Letter of Credit)

Trong thanh toán L/C, bộ chứng từ cần khớp 100% với điều khoản ngân hàng quy định.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị chứng từ

Sai thông tin người nhận
Không thống nhất số liệu giữa các chứng từ
Thiếu chữ ký, đóng dấu
Khai sai mã HS

Kinh nghiệm chuẩn bị bộ chứng từ chuẩn chỉnh

Kiểm tra chéo toàn bộ thông tin
Lưu file mềm và bản cứng
Làm việc với forwarder uy tín
Chuẩn bị chứng từ sớm trước ngày tàu chạy

Kết luận

Hiểu rõ bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và thông quan nhanh. Việc chuẩn bị đúng – đủ – chính xác ngay từ đầu sẽ giúp hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm:

Nhập Quần Áo Nội Địa Philippines – Giải Pháp Toàn Diện Cho Nhà Kinh Doanh

Vận chuyển máy móc linh kiện sang Philippines cho doanh nghiệp xuất khẩu

Kiến thức

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?