Packing List là gì? Cách lập Packing List chuẩn trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu (so sánh với Hóa đơn thương mại)
Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, Packing List (Phiếu đóng gói) và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) luôn đi kèm với nhau. Tuy nhiên, rất nhiều người mới làm xuất nhập khẩu vẫn nhầm lẫn chức năng, hoặc lập Packing List sai, dẫn đến bị hải quan nghi ngờ, kiểm hóa kéo dài hoặc phải chỉnh sửa chứng từ.
Vậy Packing List là gì? Có khác gì Commercial Invoice? Cách lập Packing List chuẩn ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giải thích đơn giản – dễ hiểu – đúng thực tế.
Packing List là gì?
Packing List (Phiếu đóng gói) là chứng từ thể hiện chi tiết cách hàng hóa được đóng gói trong lô hàng xuất nhập khẩu.
Packing List cho biết:
-
Hàng được đóng thành bao nhiêu kiện
-
Mỗi kiện chứa những gì
-
Trọng lượng và kích thước từng kiện
Có thể hiểu đơn giản:
Commercial Invoice nói về “giá trị hàng hóa” – Packing List nói về “cách xếp hàng trong thùng/kiện”.
Packing List dùng để làm gì?
Packing List có vai trò quan trọng trong toàn bộ chuỗi logistics:
Phục vụ kiểm tra hải quan
Hải quan dựa vào Packing List để:
-
Đối chiếu hàng thực tế
-
Quyết định có kiểm hóa hay không
Hỗ trợ vận chuyển và bốc xếp
Hãng tàu, hãng bay, kho bãi dùng Packing List để:
-
Sắp xếp hàng
-
Tính toán không gian chứa hàng
Giúp người nhận kiểm tra hàng hóa
Người nhập khẩu dựa vào Packing List để:
-
Kiểm đếm số kiện
-
Phát hiện thiếu, hư hỏng khi nhận hàng
Packing List có bắt buộc không?
Có.
Trong hầu hết các lô hàng xuất nhập khẩu, Packing List là chứng từ bắt buộc, đặc biệt với:
-
Hàng thương mại
-
Hàng container
-
Hàng air cargo
Chỉ một số trường hợp rất đơn giản (ví dụ: hàng courier nhỏ) mới có thể gộp thông tin.
Nội dung chuẩn của một Packing List
Một Packing List đầy đủ thường bao gồm các thông tin sau:
Thông tin người gửi và người nhận
-
Shipper (người xuất khẩu)
-
Consignee (người nhập khẩu)
Thông tin lô hàng
-
Số Packing List
-
Ngày phát hành
-
Số Invoice tham chiếu
Mô tả đóng gói chi tiết
-
Số kiện (Number of Packages)
-
Loại bao bì (Carton, Wooden Case, Pallet…)
-
Trọng lượng tịnh (Net Weight)
-
Trọng lượng cả bì (Gross Weight)
-
Kích thước từng kiện (CBM / Dimension)
Đây là phần quan trọng nhất của Packing List.
Cách lập Packing List chuẩn, đúng thực tế
Thống nhất với hàng thực tế
-
Số kiện phải đúng với hàng đã đóng
-
Trọng lượng và kích thước không được “ước lượng”
Sai lệch dễ khiến hải quan kiểm tra thực tế 100%.
Thống nhất với Commercial Invoice
-
Tên hàng trên Packing List phải giống Invoice
-
Số lượng tổng phải khớp
Invoice và Packing List không được mâu thuẫn nhau.
Mô tả rõ ràng, không chung chung
- Sai: “Goods”, “Parts”
- Đúng: “Plastic Injection Machine Parts”, “Wooden Handicraft Products”
Không ghi giá trị hàng hóa
Packing List không thể hiện đơn giá hay tổng giá trị
Thông tin giá trị chỉ nằm trên Commercial Invoice.
Packing List có cần ký tên, đóng dấu không?
-
Không bắt buộc theo quy định quốc tế
-
Tuy nhiên:
-
Một số nước yêu cầu
-
Một số ngân hàng yêu cầu (L/C)
-
Khuyến nghị: ký tên + đóng dấu để tránh rủi ro.
Những lỗi thường gặp khi lập Packing List
-
Số kiện không khớp với hàng thực tế
-
Trọng lượng sai lệch so với vận đơn
-
Mô tả hàng quá chung
-
Không thống nhất với Invoice
Những lỗi này thường dẫn đến:
-
Kiểm hóa kéo dài
-
Chậm giao hàng
-
Phát sinh chi phí kho bãi
Khi nào cần chỉnh sửa Packing List?
-
Khi thay đổi cách đóng gói
-
Khi thay đổi số kiện
-
Khi phát hiện sai trước khi thông quan
Sau khi thông quan, việc sửa Packing List rất phức tạp.
Kết luận
Packing List là chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, giúp hải quan, hãng vận chuyển và người nhận hiểu rõ cách hàng hóa được đóng gói. Việc lập Packing List đúng – đủ – khớp với Commercial Invoice sẽ giúp lô hàng:
-
Thông quan nhanh
-
Giảm kiểm hóa
-
Tránh phát sinh chi phí không cần thiết
Xem thêm:
Nhập Quần Áo Nội Địa Philippines – Giải Pháp Toàn Diện Cho Nhà Kinh Doanh
Vận chuyển máy móc linh kiện sang Philippines cho doanh nghiệp xuất khẩu
