Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là gì? Hướng dẫn chi tiết từ A–Z cho người làm xuất nhập khẩu
Trong xuất nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một trong những chứng từ quan trọng nhất, xuất hiện trong hầu hết mọi lô hàng quốc tế. Dù là hàng thương mại, hàng mẫu hay hàng phi mậu dịch, nếu thiếu hoặc khai sai hóa đơn thương mại, lô hàng rất dễ bị giữ, chậm thông quan hoặc bị truy thu thuế.
Vậy Commercial Invoice là gì? Có vai trò ra sao? Gồm những nội dung nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ, đơn giản và dễ áp dụng trong thực tế.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người bán phát hành cho người mua, thể hiện đầy đủ thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế.
Hóa đơn thương mại được sử dụng để:
-
Khai báo hải quan
-
Tính thuế xuất nhập khẩu
-
Làm căn cứ thanh toán quốc tế
-
Xác nhận giá trị lô hàng
Có thể hiểu đơn giản: Commercial Invoice là “chứng minh thư” của lô hàng khi đi qua hải quan.
Hóa đơn thương mại dùng trong những trường hợp nào?
Commercial Invoice được sử dụng trong:
-
Xuất khẩu – nhập khẩu hàng thương mại
-
Gửi hàng mẫu (Sample – Not for sale)
-
Gửi hàng phi mậu dịch
-
Thanh toán qua T/T, L/C
Lưu ý: Ngay cả hàng mẫu hoặc hàng tặng, vẫn cần hóa đơn thương mại để làm thủ tục hải quan.
Vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu
Hóa đơn thương mại có 4 vai trò chính:
Căn cứ khai báo hải quan
Hải quan dựa vào hóa đơn để:
-
Xác định trị giá hàng hóa
-
Phân loại mã HS
-
Tính thuế
Căn cứ thanh toán quốc tế
Ngân hàng sử dụng Commercial Invoice để:
-
Đối chiếu với hợp đồng
-
Kiểm tra điều kiện thanh toán (đặc biệt với L/C)
Cơ sở tính thuế
Thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt… đều dựa trên giá trị khai báo trên hóa đơn.
Chứng từ pháp lý khi có tranh chấp
Khi xảy ra tranh chấp thương mại, Commercial Invoice là một trong những chứng từ quan trọng để giải quyết.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại
Một hóa đơn thương mại chuẩn cần có các thông tin sau:
Thông tin người bán (Exporter)
-
Tên công ty
-
Địa chỉ
-
Quốc gia
Thông tin người mua (Importer)
-
Tên công ty
-
Địa chỉ
-
Quốc gia
Thông tin hàng hóa
-
Tên hàng (mô tả rõ ràng, cụ thể)
-
Số lượng
-
Đơn giá
-
Tổng giá trị
Tránh mô tả chung chung như “Goods”, “Parts”, “Sample”.
Điều kiện giao hàng (Incoterms)
Ví dụ:
-
FOB Ho Chi Minh
-
CIF Manila
-
DAP Warehouse
Điều kiện thanh toán
-
T/T
-
L/C
-
Cash in advance
Thông tin bổ sung
-
Số invoice
-
Ngày phát hành
-
Loại tiền tệ
-
Chữ ký, đóng dấu (nếu có)
Hóa đơn thương mại có cần đóng dấu, ký tên không?
-
Không bắt buộc theo luật quốc tế
-
Tuy nhiên:
-
Một số nước yêu cầu
-
Một số ngân hàng yêu cầu khi thanh toán L/C
-
Tốt nhất: ký tên và đóng dấu để tránh rủi ro.
Những lỗi thường gặp khi làm hóa đơn thương mại
Một số lỗi phổ biến gồm:
-
Khai giá trị quá thấp hoặc quá cao
-
Thông tin người mua – người bán không thống nhất với B/L
-
Mô tả hàng hóa không rõ ràng
-
Sai điều kiện Incoterms
Những lỗi này có thể khiến:
-
Hàng bị giữ
-
Bị áp thuế cao
-
Phải sửa chứng từ, mất thời gian
Kinh nghiệm lập hóa đơn thương mại chuẩn, ít rủi ro
-
Mô tả hàng hóa chi tiết, trung thực
-
Thống nhất thông tin trên tất cả chứng từ
-
Kiểm tra kỹ trước khi phát hành
-
Tham khảo forwarder nếu hàng có điều kiện đặc biệt
Hóa đơn thương mại có thể chỉnh sửa không?
-
Có thể chỉnh sửa trước khi thông quan
-
Sau khi đã thông quan:
-
Việc sửa rất phức tạp
-
Có thể bị xử phạt
-
Vì vậy, cần kiểm tra kỹ ngay từ đầu.
Kết luận
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ cốt lõi trong xuất nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, thông quan và thanh toán. Việc hiểu đúng và lập hóa đơn chính xác sẽ giúp doanh nghiệp:
-
Giảm rủi ro
-
Tiết kiệm chi phí
-
Nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch quốc tế
Xem thêm:
Vận chuyển máy móc linh kiện sang Philippines cho doanh nghiệp xuất khẩu
Nhập Quần Áo Nội Địa Philippines – Giải Pháp Toàn Diện Cho Nhà Kinh Doanh
